Polisïau Rheolaeth Casgliadau - Polisi ar Fenthyciadau

Adolygwyd 2005
Adolygiad Nesaf Gorffennaf 2010

1. CYFLWYNIAD

Mae’r casgliadau sydd yn ein gofal yn cael eu cadw mewn ymddiriedolaeth ar ran y genedl. Ein polisi yw annog defnydd mor llawn ag sy’n bosibl o eitemau o’r casgliadau er lles pawb.

2. NODAU AC AMCANION

2.1 Rydym yn bwriadu ehangu ein gweithgareddau benthyg er mwyn i fwy fyth o bobl fwynhau’r gwrthrychau sydd yn ein gofal a dysgu drwyddynt. Rydym yn benthyg gwrthrychau a sbesimenau i amgueddfeydd eraill, er mwyn eu cynorthwyo i baratoi arddangosfeydd mwy cynhwysfawr, er mwyn lledaenu’r ddarpariaeth addysgol, ac er mwyn darparu mynediad at eitemau a fyddai’n aros mewn storfa fel arall. Mae gennym Gynlluniau Partneriaeth ffurfiol yng Nghymru (Cyfoeth Cymru Gyfan a Chelf Cymru Gyfan) i hwyluso’r nod yma. Rydym hefyd yn benthyg eitemau fel y gall amgueddfeydd neu unigolion priodol wneud ymchwil nad oes modd i’n staff ein hunain ei gyflawni. Amcan y polisi yw sicrhau ein bod yn benthyg ein gwrthrychau, o dan gyfyngiadau, i amrywiaeth o sefydliadau a chyrff sydd mor eang bosibl.

2.2 Ein polisi yw ystyried pob cais am fenthyciad mewn ffordd resymol a chlir, gan ddilyn prosesau clir a theg. Wrth asesu ceisiadau am fenthyciadau, rydym yn ystyried lles y benthyciad i’r cyhoedd, ein gallu i reoli’r benthyciad, a lles y gwrthrych(au) neu sbesimen(au) o dan sylw.

2.3 Mae’n ddyletswydd arnom i sicrhau bod y casgliadau sydd yn ein gofal yn cael y gofal cywir. Am y rheswm hwn byddwn yn blaenoriaethu diogelwch y gwrthrych neu’r sbesimen bob tro wrth asesu ceisiadau am fenthyciadau, a byddwn yn pennu amodau a thelerau safonol wrth gytuno i fenthyciad.

Rydym yn cytuno ar fenthyciadau yn unol â’n hegwyddorion moesegol, sy’n dilyn Cod Moeseg Sefydliad yr Amgueddfeydd (2002).

3. DIFFINIADAU

3.1 Mae benthyciadau allanol yn cynnwys trosglwyddo gwrthrychau neu sbesimenau o’r casgliadau dros dro, naill ai i sefydliad arall neu i unigolyn.

3.2 Mae benthyciadau i mewn yn cynnwys benthyciadau i ni oddi wrth sefydliadau neu unigolion eraill. Defnyddir benthyciadau o’r ddau fath at ddibenion ymchwil, addysg, arddangos, cyhoeddi neu ehangu mynediad.

4. AMODAU A THELERAU SAFONOL

4.1 Rydym yn pwyso a mesur pob cais am fenthyciad yn erbyn yr angen i sicrhau cadwraeth a diogelwch y gwrthrych neu’r sbesimen. Mae hyn yn arbennig o bwysig pan fo eitemau’n fregus neu’n unigryw, er efallai y bydd angen cymryd ffactorau eraill i ystyriaeth hefyd.

4.2 Byddwn yn hwyluso benthyciadau ar gyfer arddangosfeydd cyn belled ag y gallwn ni. Fel rheol dylid anfon ceisiadau ffurfiol o leiaf chwe mis ymlaen llaw. Byddai’n dda gennym pe bai ceisiadau am fenthyciadau sylweddol neu arbennig o bwysig, neu geisiadau am fenthyciadau tramor, yn dod i law 12 mis ymlaen llaw. Caiff ceisiadau hwyrach eu hystyried yn ôl disgresiwn Ceidwad yr Adran berthnasol.

4.3 Rydym yn trin pob cais am fenthyciad at ddibenion ymchwil ar wahân. Mae gan adrannau curadurol eu trefniadau eu hunain i ddelio â benthyciadau ymchwil, a byddant yn hwyluso benthyciadau o’r fath cyn gynted ag y bydd eu hadnoddau’n caniatáu.

4.4 Gwneir benthyciadau allanol am gyfnodau penodol. Os ydynt am gyfnod hirach na blwyddyn, cânt eu hadolygu’n flynyddol. O dan rai amgylchiadau, gallwn gytuno i fenthyg eitemau i’w harddangos neu at ddibenion rhaglenni ymchwil manwl am gyfnod hirach.

4.5 Rydym yn adolygu dogfennaeth y benthyciadau’n rheolaidd ac yn cysylltu â’r benthycwr cyn i’r cyfnod ddod i ben. Byddwn yn cofnodi unrhyw estyniadau i’r benthyciad, unrhyw newid yn y telerau, ac unrhyw newid yng nghyflwr y gwrthrych neu’r sbesimen. Nid oes statws cyfreithiol i’r ymadrodd 'benthyciad parhaol', felly nid ydym yn cytuno i fenthyg eitemau i mewn nac allan am gyfnod amhenodol.

Mae’r un amodau’n berthnasol i fenthyciadau i mewn ac allan.

Ein nod yw dilyn arferion da yn ein holl weithgareddau. Rydym yn dilyn canllawiau dogfen Cynhadledd Cyfarwyddwyr yr Amgueddfeydd Cenedlaethol Loans Between National and Non-national Museums: New Standards and Practical Guidelines (2003).

5. TRAFOD BENTHYCIADAU

5.1 Caiff pob benthyciad o’n casgliad ei ddogfennu’n llawn. Byddwn yn cofnodi manylion y benthycwr, y lleoliadau, cyfnod y benthyciad a’i bwrpas. Rydym hefyd yn cofnodi manylion gwrthrychau neu sbesimenau, gan gynnwys rhifau Derbyn neu Stocrestr, rhif lot neu sbesimen unigol, a’u gwerth. Caiff yr holl fanylion eu nodi ar ffurflen fenthyciadau. Dylai pob benthyciad ddod gydag adroddiad o’i gyflwr a lle bo’n briodol, ffotograffau o’r gwrthrychau neu’r sbesimenau.

Mae ein ffurflen fenthyg yn ddogfen gorfforaethol, ond gall adrannau ychwanegu cyfarwyddiadau penodol sy’n pennu cyfyngiadau ac amodau ar ddefnyddio a storio’r deunydd. Caiff unrhyw gyfarwyddiadau o’r fath eu cynnwys fel rhan o’r cytundeb benthyg.

Rhaid i bob cais am fenthyciad fod yn ysgrifenedig. Byddwn yn sicrhau bod cytundebau ysgrifenedig yn cael eu llofnodi gan y ddau barti (ni a’r benthycwyr) cyn eu benthyg.

Wrth asesu ceisiadau am fenthyciadau, gallwn benderfynu bod angen ychwanegu amodau penodol. Caiff y rhain eu pennu a’u nodi yn ysgrifenedig cyn i’r benthyciad ein gadael. Mae hyn yn arbennig o berthnasol mewn achosion lle bo bwriad i ddadansoddi, dyrannu neu astudio sbesimen yn fanwl.

5.2 Ar y cyfan, Ceidwad yr adran berthnasol sy’n gyfrifol am awdurdodi benthyciadau. Os yw gwerth eitem benodol yn fwy na £5,000, rhaid i’r Cyfarwyddwr Cyffredinol gymeradwyo’r penderfyniad (os yw’n cael ei fenthyg i ganolfan yn y DU) neu rhaid cael cymeradwyaeth yr Ymddiriedolwyr (os yw’n mynd i ganolfan dramor), gan ddilyn cyngor Ceidwad yr Adran.

Lle bo’n briodol, rhaid i’r benthycwr ddarparu Adroddiadau ar eu Cyfleusterau, gan gwmpasu teithio, amodau amgylcheddol a materion diogelwch.

5.3 Rydym yn cadw’r hawl i anfon un neu ragor o aelodau o staff i gludo benthyciadau, a/neu i fod yn bresennol pan fo deunydd yn cael ei ddefnyddio at ddibenion arddangos, ffotograffiaeth neu ffilmio. Y benthycwr fydd yn talu’r costau hyn fel rheol.

5.4 Os yw gwrthrych neu sbesimen ar fenthyg yn cael ei golli, ei niweidio neu ei beryglu, neu os yw amgylchiadau’r benthyciad yn newid mewn unrhyw ffordd, rhaid i ni gael gwybod ar unwaith. Ni chaniateir gwneud unrhyw waith cadwraeth nac ymyrryd â’r darn mewn unrhyw ffordd arall heb gael caniatâd ysgrifenedig clir Ceidwad yr adran. Rhaid i’r Ceidwad ddiffinio a chytuno ar union faint unrhyw ymyriad yn ysgrifenedig ymlaen llaw. Rhaid cael cyfarwyddiadau a chaniatâd y Ceidwad i wneud unrhyw waith ymlaen a rhaid dogfennu unrhyw waith sy’n cael ei wneud.

6. INDEMNIAD AC YSWIRIANT

6.1 Mae amodau Cynllun Indemniad y Llywodraeth (CILl) yn amddiffyn unrhyw fenthyciadau. Mae’r CILl yn indemnio benthyciadau i mewn gan sefydliadau ac unigolion sy’n benthyg i’r amgueddfa, a benthyciadau allan i sefydliadau nad ydynt yn rai cenedlaethol, fel amgueddfeydd ac orielau lleol. Mae indemniad yn gofyn i’r benthycwr gyflawni amcanion penodol. Rhaid i fenthyciadau i sefydliadau eraill heblaw’r uchod, i unigolion preifat neu i sefydliadau masnachol gael eu hyswirio ar gost y benthycwr. Rhaid i’r benthycwr ddangos tystiolaeth o’u hyswiriant ar gyfer y gwrthrychau neu’r sbesimenau tra’u bod ar fenthyciad. Nid oes angen yswiriant nac indemniad am fenthyciadau i mewn ac allan gan gyrff eraill a ariennir gan lywodraeth y DU, cyn belled ag y bo trefniadau cludiant yn bodloni anghenion CILl.

Mae indemniad y Llywodraeth i fenthyciadau i mewn yn hanfodol, am ei fod yn sicrhau bod gennym yswiriant yn erbyn ar gyfer unrhyw hawliadau am golledion neu niwed na fyddai modd i ni ei gyflawni o’n hadnoddau ein hunain. Llywodraeth y Cynulliad sy’n darparu’r indemniad ar hyn o bryd.

Rydym yn indemnio benthyciadau i mewn, ar gyfer arddangosfeydd, ymchwil neu fenthyciadau mwy cyffredinol, cyn eu derbyn.

Byddwn yn sicrhau (a) bod pob gwrthrych neu sbesimen cymwys yn ein meddiant wedi’i indemnio; (b) bod y cyfnod indemnio’n cynnwys y cyfnod ar gyfer cludo’r gwrthrych yn ôl ac ymlaen i’r Amgueddfa; ac (c) bod lleiafswm y rhwymedigaeth ar gael i’w dalu os oes angen.

6.2 Nid yw anghenion Llywodraeth y Cynulliad yn caniatáu i fenthyciadau gael eu derbyn am gyfnod amhenodol. Caiff yr indemniad ar fenthyciadau tymor hir ar eitemau gwerth dros £500,000 ei adolygu bob blwyddyn o ran eu gwerth. Caiff benthyciadau â gwerth llai yn cael eu hindemnio bob tair blynedd. Dylid cytuno ar werth gwrthrychau neu sbesimenau unigol gyda’r perchnogion cyn eu derbyn.

7. BENTHYCIADAU ALLAN

7.1 Benthyciadau Allan at ddibenion Ymchwil ac Addysg

7.1.1 Byddwn yn ystyried benthyciadau gydag amgueddfeydd a sefydliadau addysgol eraill mewn unrhyw wlad. Byddwn yn benthyg i sefydliadau neu weithwyr ymchwil bona fide eraill mewn sefydliadau cydnabyddedig. O dan amgylchiadau eithriadol, bydd modd benthyg deunydd o werth masnachol neu wyddonol isel i unigolion cydnabyddedig yn ôl disgresiwn y Ceidwad.

7.1.2 Ni fyddwn yn codi tâl am fenthyciadau at ddibenion ymchwil neu addysg fel rheoli, ond rydym yn disgwyl i’r sefydliad neu unigolyn sy’n eu derbyn i dalu ein costau, oni bai fod gennym drefniadau arbennig gyda nhw. Byddwn hefyd yn gofyn i’r benthycwyr yswirio neu indemnio’r gwrthrychau neu sbesimenau, a rhoi gwybod i ni am unrhyw niwed wrth gludo’r yn syth ar ôl eu derbyn. Byddwn yn gofyn i fenthycwyr gadarnhau eu bod yn bwriadu ac yn gallu darparu lefel dderbyniol o ofal a diogelwch ar gyfer y gwrthrychau neu sbesimenau, gan gadw ystyriaethau cadwraeth ac amgylcheddol mewn cof er mwyn osgoi plâu neu niwed.

7.1.3 Rhaid bodloni amodau penodol eraill hefyd, sef:

• bod rhaid i’r sefydliad fod ag aelod o staff proffesiynol cydnabyddedig yn y maes neu rywun cyfatebol i’w cynghori;
• na chaiff y gwrthrychau neu’r sbesimenau eu peryglu gan anawsterau cyfreithiol neu economaidd posibl;
• nad oes angen y gwrthrychau neu’r sbesimenau ar staff neu fyfyrwyr Amgueddfa Cymru at ddibenion ymchwil, ac na fydd eu angen i’w harddangos neu i’w defnyddio at unrhyw bwrpas addysgiadol arall yn ystod y cyfnod o dan sylw;
• na chaiff y gwrthrychau eu defnyddio i gefnogi na hyrwyddo safbwynt moesegol sy’n groes i’n safbwynt ni;
• na fydd pacio na chludo’r benthyciad yn creu baich logistaidd neu ariannol afresymol. Rhaid i’r benthycwr dalu unrhyw gostau;
• nad yw’r sbesimenau mor fregus, prin neu werthfawr nes bod y risg o’u trafod a’u cludo’n annerbyniol;
• y bydd y sefydliad sy’n gofyn am y benthyciad yn anrhydeddu ceisiadau am fenthyciadau cyfatebol gennym ni; a
• bod rhaid gofyn am ganiatâd arbennig, a rhoi cyfiawnhad llawn, cyn symud unrhyw ddeunyddiau i’w defnyddio mewn astudiaethau molecylaidd neu at unrhyw bwrpas arall.

7.2 Benthyg Eitemau Allan i’w Harddangos

7.2.1 Rydym yn awyddus i gynnig eitemau eraill o’r casgliadau i’w benthyg, er y bydd ein gallu i gyflawni unrhyw gais yn effeithio ar ein hymateb. Byddwn yn cytuno i fenthyg eitemau i’w harddangos ar yr amod y cynigir mynediad addas iddynt. Fel arfer, bydd benthyciadau o’r fath yn mynd i amgueddfeydd, orielau, canolfannau dehongli, adeiladau dinesig, prifysgolion ac ati lle mae gan y cyhoedd fynediad parod a chyfartal. Ni i bob pwrpas sy’n chwarae rhan Casgliad Celf y Llywodraeth yng Nghymru, felly mae benthyciadau i adeiladau’r llywodraeth yn disgyn i’r categori hwn hefyd.

7.2.2 Mae nifer o’r meini prawf ar gyfer benthyg eitemau allan at ddibenion ymchwil ac addysg yn berthnasol at ddibenion arddangos hefyd. Serch hynny, mae ystyriaethau eraill yn berthnasol i fenthyciadau arddangos sef:

• bod y sefydliad yn sicrhau lefel foddhaol o ddiogelwch ar gyfer unrhyw eitem sy’n cael ei fenthyg. Yn achos arddangosfeydd teithiol, rhaid i bob safle sicrhau rheolaeth amgylcheddol a diogelwch fel y bo angen;
• ni fyddwn ni’n benthyg i arddangosfeydd sy’n cefnogi neu’n hyrwyddo safbwynt moesegol sy’n groes i’n safbwynt ni;
• byddwn ni’n cytuno i fenthyg eitemau i’w harddangos am gyfnod o hyd at flwyddyn fel rheol, ond yn ôl disgresiwn y Ceidwad perthnasol, gall fod yn gyfnod hirach o dan amgylchiadau arbennig. Byddwn yn adolygu benthyciadau o’r fath bob blwyddyn, er mwyn sefydlu anghenion cadwraeth a pharhad yswiriant. Y benthycwr fydd yn talu costau hyn;
• rhaid i’r sefydliad sy’n benthyg rhoi cydnabyddiaeth gyflawn i ni, gan ddefnyddio testun y byddwn ni’n ei gymeradwyo; a
• rhaid i ni gymeradwyo unrhyw atgynhyrchiadau a chyhoeddiadau o eitemau sydd ar fenthyg ymlaen llaw, gan ddefnyddio ffurf o gydnabyddiaeth a gytunwyd gennym.

7.3 Benthyciadau Allanol at Ddefnydd Masnachol

O dan amgylchiadau arbennig ac yn ôl disgresiwn yr Amgueddfa, gellir benthyg eitemau allan at ddibenion masnachol. Rydym yn dal i ymchwilio i ymarferoldeb cynyddu’r adnodd hwn. Codir tâl am fenthyg gwrthrychau neu sbesimenau i farchnadoedd masnachol, gan gynnwys cwmnïau teledu neu gyhoeddwyr, er y byddwn yn cadw manteision partneriaethau posibl mewn cof. Caiff y taliadau eu seilio ar ein fframwaith cyfredol o daliadau yn yr adrannau amrywiol. Lle bo modd, byddwn yn mynnu bod gwrthrychau neu sbesimenau o gasgliadau’r Amgueddfa’n cael eu ffotograffio neu eu ffilmio ar dir yr Amgueddfa, ond bydd angen talu ein costau o dan yr amgylchiadau hyn hefyd.

8. BENTHYCIADAU I MEWN

8.1Byddwn yn defnyddio’r un safonau ar gyfer benthyg gwrthrychau i mewn ag y byddwn yn gofyn amdanynt gan gyrff sy’n benthyg ein gwrthrychau neu’n sbesimenau ni. Caiff yr holl ddeunydd sy’n dod i mewn ei ddogfennu i’r safonau sylfaenol a bydd aelod o staff cymwys yn llunio adroddiad ar ei gyflwr. Byddwn yn cadarnhau ac yn adrodd ar yr eitemau yn rheolaidd fel y bo’r gofyn gan y corff sy’n benthyg. Byddwn hefyd yn:

• cael cytundebau ysgrifenedig wedi’u llofnodi gan y ddwy ochr cyn cychwyn y benthyciad;
• sicrhau bod pob benthyciad am gyfnod penodol;
• cadw cofnod ysgrifenedig o’r benthyciad;
• darparu yswiriant neu indemniad ar gyfer cyfnod y benthyciad;
• cadw gwybodaeth gyfoes am leoliad y gwrthrychau neu’r sbesimenau;
• cadw gwybodaeth gyfoes am ddiogelwch gwrthrychau neu sbesimenau;
• cadw gwybodaeth gyfoes am les corfforol gwrthrychau neu sbesimenau, gan gynnwys amgylchedd a chyflwr y gwrthrychau; ac yn
• sicrhau bod ein bod ni’n gwybod tarddle benthyciadau o’r fath a’u bod yn cyd-fynd â’n safbwynt moesegol.

8.2 O dan amgylchiadau arbennig efallai y byddwn am fenthyg eitemau ar gyfer y casgliadau parhaol. Byddwn yn dilyn y drefn caffael safonol a ddisgrifir yn y Polisi ar Gaffael a Gwaredu Casgliadau. Os na ellir cysylltu â’r perchnogion gwreiddiol neu os ydynt wedi marw, byddwn yn cymryd cyngor gan gyfreithwyr yr Amgueddfa am y camau y dylid eu cymryd.

9. GWAREDU CASGLIADAU

O dan amgylchiadau eithriadol, gallai deunyddiau ar fenthyg beryglu deunyddiau eraill. O dan amgylchiadau o’r fath byddwn yn cymryd pob cam rhesymol i gysylltu â’r benthycwr gwreiddiol neu, os yw’r person hwnnw wedi marw, ysgutorion yr ystâd, er mwyn penderfynu pa gamau y dylid eu cymryd.

Os oes angen cymryd camau adferol, byddwn yn gwneud popeth yn ein gallu i gael caniatâd ysgrifenedig ar gyfer unrhyw waith cadwraeth a fydd yn digwydd neu, o dan amgylchiadau neilltuol, cael gwared ar y gwrthrychau neu’r sbesimenau.

Ar ôl dilyn y prosesau hyn, bydd y Ceidwad yn argymell i’r Ymddiriedolwyr y dylid cael gwared ar y gwrthrych neu’r sbesimen gan ddilyn y canllawiau a amlinellir yn y Polisi ar Gaffael a Gwaredu Casgliadau.