Rydych chi yn:  >   >   > 
English

Polisïau Rheolaeth Casgliadau - Polisi ar Fenthyciadau

Adolygwyd Medi 2010
Adolygiad Nesaf Medi 2015
Diwygiwyd Mawrth 2012

CYFLWYNIAD

Mae’r ddogfen hon yn rhan o set o ddogfennau sy’n diffinio’r ffordd yr ydym yn ymdrin â benthyciadau. Dylid ei darllen ar y cyd â’n:

1. NOD

Mae’r casgliadau yr ydym yn gofalu amdanynt yn cael eu cadw mewn ymddiriedolaeth ar ran y genedl. Nod y polisi hwn yw sicrhau ein bod yn rhoi benthyg ein gwrthrychau a’n sbesimenau i amrediad eang o sefydliadau a chyrff er mwyn sicrhau eu bod yn cael cymaint o ddefnydd ag y bo modd, er budd pawb.

2. AMCAN

Ein hamcan yw ehangu ein gweithgareddau benthyca fel y gall hyd yn oed ragor o bobl fwynhau’r gwrthrychau rydym yn gofalu amdanynt a dysgu oddi wrthynt. Rydym yn rhoi benthyg gwrthrychau neu sbesimenau i sefydliadau eraill i’w helpu i baratoi arddangosiadau mwy cynhwysfawr, i ehangu’r ddarpariaeth addysgol ac i sicrhau bod pobl yn cael gweld eitemau a fyddai fel arall yn cael eu cadw mewn storfa. Yng Nghymru, mae gennym Gynlluniau Partneriaeth ffurfiol (Cyfoeth Cymru Gyfan a Celf Cymru Gyfan) i helpu i gyflawni’r amcan hwn. Rydym hefyd yn rhoi benthyg eitemau fel y gellir gwneud gwaith ymchwil na fyddai ein staff ni’n hunain yn gallu ei wneud.

3. EGWYDDORION ARWEINIOL

3.1 Wrth gytuno ar fenthyciadau, rydym yn cadw’n llwyr at ein hegwyddorion moesegol, sy’n dilyn Cod Moeseg Cymdeithas yr Amgueddfeydd (2008). Byddwn yn ceisio sicrhau’r arferion gorau yn ein holl weithgareddau, bob amser. Cawn ein harwain gan ddogfen a gomisiynwyd gan Gynhadledd y Cyfarwyddwyr Amgueddfeydd Cenedlaethol, Loans Between National and Non-national Museums: New Standards and Practical Guidelines (2003).

3.2 Rhaid cyflwyno pob cais am fenthyciad yn ysgrifenedig i’r Ceidwad perthnasol. Fe wnawn ni ystyried pob cais am fenthyciad mewn ffordd resymol a thryloyw. Wrth asesu ceisiadau am fenthyciadau, rydym yn ystyried budd y benthyciad i’r cyhoedd neu i waith ymchwil, ein gallu i reoli’r benthyciad, a lles y gwrthrych(au) neu’r sbesimen(au) y gwneir cais amdanynt. Rydym yn ceisio ymateb yn rhesymol i bob cais am fenthyciad, yn dibynnu ar yr adnoddau sydd ar gael ar y pryd.

3.3 Fe wnawn ni sicrhau bod cytundebau ysgrifenedig, wedi’u llofnodi, ar gael cyn gwneud unrhyw fenthyciad. Byddwn yn cofnodi gwybodaeth am y benthyciwr a diben y benthyciad ar y Cytundeb Benthyciadau neu ar ffurflen Telerau ac Amodau Benthyciadau Ymchwil, ynghyd ag amodau penodol y benthyciad. Bydd unrhyw wybodaeth a gesglir yn ystod y broses o wneud cais am fenthyciad yn cael ei defnyddio a’i chadw mewn perthynas â’r cais hwnnw yn unig ac yn unol â’n polisïau cyfredol ym maes diogelu data a rhyddid gwybodaeth.

3.4 Weithiau, efallai y penderfynwn y dylid gwrthod cais am fenthyciad. Fe wnawn ni ysgrifennu atoch i nodi’n rhesymau. Dyma rai o’r rhesymau dros wrthod:

BENTHYCIADAU ALLAN

4. CEISIADAU

4.1 Os dymunir dangos eitem(au) mewn arddangosfa neu leoliad arall, fel rheol, dylid cyflwyno cais am fenthyciad chwe mis cyn dyddiad y benthyciad arfaethedig. Yn achos benthyciadau sylweddol neu arbennig o bwysig, neu fenthyciadau tramor, mae’n well gwneud cais flwyddyn ymlaen llaw. Ceidwad yr Adran berthnasol fydd yn penderfynu a roddir benthyciad os gwneir cais â llai o rybudd. Caiff ceisiadau i’r Adran Gelf eu hystyried ddwywaith y flwyddyn, yn mis Mawrth a mis Hydref.

4.2 Mae’n rhaid i’r sawl sy’n dymuno cael benthyg eitemau at ddibenion ymchwil gysylltu â’r Amgueddfa cyn cychwyn project mawr sy’n dibynnu ar gael defnyddio casgliadau’r Amgueddfa. Os oes modd, dylid ymweld â’r Amgueddfa i asesu amrediad y casgliadau cyn gwneud cais am fenthyciad.

4.3 Byddwn yn ystyried ceisiadau gan sefydliadau yn cynnwys canolfannau gwyddoniaeth, sefydliadau addysg uwch a sefydliadau amgylcheddol i fenthyca eitemau at ddibenion addysgol. Fodd bynnag, dim ond ychydig o eitemau gwydn ac eithaf isel eu gwerth sydd ar gael ar gyfer y math hwn o fenthyciad. Bydd darpar fenthycwyr yn cael gwybod beth sydd ar gael wrth wneud y cais.

4.4 O dan amgylchiadau eithriadol, ac yn ôl ein disgresiwn ni, gellir rhoi benthyg eitemau i sefydliadau masnachol, yn cynnwys cwmnïau teledu a chyhoeddwyr. Rydym yn cadw’r hawl i fynnu bod un neu ragor o aelodau’r staff yn bresennol pan ddefnyddir eitemau at ddibenion ffotograffig neu ffilmio yn rhywle heblaw’r Amgueddfa. Codir ffïoedd – wedi’u seilio ar ein fframwaith ffïoedd ar y pryd – am gael benthyg yr eitemau ac am gael staff yn bresennol. Bydd y ffi yn adlewyrchu manteision posibl y bartneriaeth.

4.5 Caiff ceisiadau i gael benthyg eitemau i’w hadfer neu i greu copïau eu hystyried yn ôl ein disgresiwn.

5. AWDURDOD

5.1 Fel rheol, Ceidwad yr adran berthnasol sydd â’r awdurdod dros roi benthyg a chymryd benthyg gwrthrychau a sbesimenau yn y Deyrnas Unedig. Yn y Deyrnas Unedig, os yw eitem unigol yn werth dros £7,500 i’r Amgueddfa, mae’n rhaid cael caniatâd y Cyfarwyddwr Casgliadau ac Ymchwil i’w rhoi ar fenthyg. Os yw gwerth eitem unigol dros £15,000, mae’n rhaid i’r Cyfarwyddwr Cyffredinol roi caniatâd i’w rhoi ar fenthyg. Mae’n rhaid cael caniatâd yr Ymddiriedolwyr cyn i eitemau unigol sy’n werth dros £7,500 gael eu rhoi ar fenthyg i wlad dramor.

5.2 Mae cytuno ar drefniadau yswiriant yn rhan hanfodol o’r broses a defnyddir yr un sylfaen ar gyfer rhoi caniatâd.

6. YSWIRIANT AC INDEMNIO

6.1 Bydd y Cytundeb Benthyciadau a’r Telerau ac Amodau ar gyfer Benthyciadau Ymchwil yn ymdrin â’r risg mewn eitemau a roddir ar fenthyg a mater trosglwyddo’r risg honno. Yn dibynnu ar bwrpas y benthyciad a natur a gwerth yr eitemau a roddir ar fenthyg, byddwn yn mynnu fel rheol bod y sawl sy’n cael benthyg yr eitemau’n trefnu yswiriant ‘o hoelen i hoelen’ ar gyfer cyfnod y benthyciad. Penderfynir ar lefel yr yswiriant angenrheidiol fel rhan o’r broses ymgeisio. Rhaid i’r sawl sy’n cymryd benthyg ddangos prawf bod ganddo yswiriant fel rhan o’r broses hon.

6.2 Gall y rhan fwyaf o gynlluniau indemnio ffederal a rhai gan lywodraethau neu wladwriaethau y tu allan i’r Deyrnas Unedig fod yn dderbyniol yn lle yswiriant masnachol ar gyfer benthyciadau tramor. Fodd bynnag, mae’r Amgueddfa’n cadw’r hawl i ofyn i’r sawl sy’n cael benthyg brynu yswiriant masnachol naill ai’n ychwanegol at y cynllun indemnio neu yn ei le.

7. PACIO A CHLUDO

7.1 Penderfynir yn gynnar yn y broses fenthyca ar y gofynion o ran anfon hebryngwr i ofalu am y benthyciad wrth gael ei gludo a’i osod ar ben draw’r daith. Rhoddir ystyriaeth i lefelau hyfforddiant a phrofiad y staff yn trafod eitemau tebyg yn y sefydliad sy’n cael benthyg.

Fel rheol, bydd yr Amgueddfa’n anfon hebryngwr o dan yr amgylchiadau isod:

7.2 Os defnyddir hebryngwyr, dylid trefnu i fynd â’r eitemau mor agos at ddyddiad agor yr arddangosfa ag y bo modd fel y gall yr hebryngwyr weld yr eitemau wedi’u gosod yn eu lle.

7.3 Os na ddefnyddir hebryngwr wrth ddychwelyd y benthyciad, mae’n rhaid i’r sawl a gafodd ei fenthyg ailbacio’r gwrthrychau neu’r sbesimenau yn yr un ffordd ag y cawsant eu derbyn gan ddefnyddio’r un defnyddiau pacio a bocsys.

7.4 Dylid rhoi o leiaf dair wythnos o rybudd ar gyfer casglu a dychwelyd benthyciadau.

7.5 Yn achos benthyciadau tramor, cyfrifoldeb y sawl sy’n cael benthyg yr eitemau yw trefniadau tollau, darparu trwyddedau allforio ac ati. Rhaid i’r sawl sy’n cael benthyg eitemau dalu sylw i unrhyw ddeddfwriaeth berthnasol (e.e. CITES) a gwneud trefniadau priodol ar gyfer tollau.

8. DEFNYDDIO AC AMDDIFFYN

8.1 Ni chaniateir ymyrryd ag eitem (samplu, gwneud gwaith cadwraeth ac ati) heb i Geidwad yr adran sy’n ei rhoi ar fenthyg roi cytundeb ysgrifenedig ymlaen llaw i’r union waith y bwriedir ei wneud a sut y caiff ei ddogfennu.

8.2 Arddangos eitemau

8.2.1 Dim ond os bydd yr eitemau ar gael i ddigon o bobl eu gweld y byddwn yn cytuno i’w rhoi ar fenthyg i gael eu harddangos. Fel rheol, byddwn yn rhoi benthyg eitemau i sefydliadau fel amgueddfeydd, orielau, canolfannau dehongli, adeiladau dinesig, prifysgolion ac ati – lleoedd y mae’r cyhoedd yn cael mynediad parod a chyfartal iddynt. Mewn rhai mannau (e.e. adeiladau’r llywodraeth), gellir ystyried bod mynediad trwy drefniant yn dderbyniol. Gan ein bod, mewn ffordd, yn chwarae rhan Casgliad Celfyddydol y Llywodraeth yng Nghymru, mae benthyciadau i adeiladau’r llywodraeth yn perthyn i’r dosbarth hwn hefyd.

8.2.2 Diwydrwydd dyladwy: Bydd y rhai sy’n cael benthyg yn gwarantu, yn cyfamodi ac yn cytuno nad oes ganddynt achos rhesymol dros gredu bod unrhyw beth yn yr arddangosfa y bydd y gwrthrychau’n ymddangos ynddi wedi’i ddwyn, ei allforio’n anghyfreithlon neu ei fewnforio’n anghyfreithlon o’i wlad wreiddiol, fel y’i diffinnir yng Nghonfensiwn UNESCO ar Ddulliau o Wahardd ac Atal Mewnforio, Allforio a Throsglwyddo Perchenogaeth Eiddo Diwylliannol (1970).

8.2.3 Mae’n rhaid i bob sefydliad sy’n cymryd benthyg (yn cynnwys pob lleoliad yn achos arddangosfa deithiol), lenwi’r Ffurflenni Adrodd ar Gyfleusterau, Diogelwch a Chasys Arddangos a ddarparwn ni, i gadarnhau eu bod yn cydymffurfio â’r holl ddarpariaethau ar gyfer tân a diogelwch, ac â’r holl amodau amgylcheddol, tra bydd yr eitemau’n cael eu trafod a’u dadbacio, ac yn yr orielau a’r casys. Os gofynnir, caiff cynnwys yr adroddiadau hyn ei drosglwyddo i Gynghorydd Diogelwch Amgueddfeydd Cyngor Celfyddydau Lloegr i geisio cyngor.

8.2.4 Disgwylir i’r sawl sy’n cymryd benthyg ddangos eu bod yn gallu sicrhau’r amodau amgylcheddol a nodir yn y Cytundeb Benthyciadau yn y mannau lle bwriedir trafod ac arddangos yr eitem(au) am o leiaf dri mis cyn y gellir symud ymlaen ag unrhyw fenthyciad. Os yw’n ymarferol, bydd yr Amgueddfa’n cydweithio a’r darpar fenthyciwr i geisio canfod atebion derbyniol i unrhyw broblemau ynghylch rheoli neu fonitro’r amodau amgylcheddol.

8.3 Benthyciadau ar gyfer ymchwil

8.3.1 Byddwn yn ystyried ceisiadau amgueddfeydd neu sefydliadau addysgol eraill mewn unrhyw wlad. Mae’n rhaid bod gan y sefydliad sy’n derbyn y benthyciad aelod proffesiynol cydnabyddedig o staff yn y maes priodol neu fod cyngor ar lefel gymharol ar gael iddo. Yn ôl disgresiwn y Ceidwad perthnasol, gellir rhoi benthyg deunyddiau i unigolyn ar yr amod y gall ddangos ei fod yn bodloni’r telerau a nodir yn ein Telerau ac Amodau ar gyfer Benthyciadau Addysgol.

8.3.2 Os oes angen i’r sawl sy’n cael benthyg sbesimenau wneud gwaith paratoi, dadansoddi neu samplu arnynt, mae’n rhaid ysgrifennu atom i ofyn am ganiatâd, cyn cael y benthyciad (gweler y Telerau ac Amodau ar gyfer Benthyciadau Ymchwil). Gwneir y penderfyniad ar ôl ystyried pwysigrwydd gwyddonol, hanesyddol a diwylliannol y deunydd o dan sylw; anghenion defnyddwyr yn awr ac yn y dyfodol a materion cyfreithiol a moesegol sy’n berthnasol i’r defnydd.

9. DIFRODI NEU GOLLI

9.1 Os bydd gwrthrych neu sbesimen a roddwyd gennym ar fenthyg yn cael ei golli, ei ddifrodi neu ei beryglu, neu os bydd amgylchiadau’r benthyciad yn newid mewn rhyw ffordd, mae’n rhaid rhoi gwybod i ni ar unwaith.

10. COSTAU A THREULIAU

10.1 Fel rheol, ni fyddwn yn codi tâl am roi benthyg ond rydym yn disgwyl i’r sefydliadau sy’n cymryd benthyg dalu’n costau, os nad oes gennym drefniadau dwyochrog gyda nhw. Gall y costau gynnwys y rhain ac eraill: Costau sy’n gysylltiedig ag uwchraddio trefniadau diogelwch yn unol â chyngor Cynghorydd Diogelwch yr Amgueddfa, yswiriant, gwaith cadwraeth i baratoi’r eitem(au), ffotograffiaeth, hawlfraint, mowntio, fframio, pacio’r eitemau neu eu rhoi mewn crât, a chostau cludo yn ôl a blaen a all gynnwys costau teithio a chynhaliaeth hebryngwr. Gellir codi tâl cyfleuster (£400 ar hyn o bryd) am roi benthyg eitemau i’w harddangos mewn mannau y tu allan i’r Deyrnas Unedig.

11. TYMOR Y BENTHYCIAD A THERFYNU’R BENTHYCIAD

11.1 Rhoddir pob benthyciad am dymor sefydlog fel y nodir yn y Cytundeb Benthyciadau neu Delerau ac Amodau Benthyciadau Ymchwil; nid oes gan yr ymadrodd ‘benthyciad parhaol’ statws cyfreithiol ac felly nid ydym yn cytuno i roi benthyg eitemau am gyfnod amhenodol.

11.2 Rydym yn cadw’r hawl i adalw unrhyw eitem a roddwyd ar fenthyg unrhyw bryd, ond ni fyddwn yn gwneud hyn fel rheol os nad oes argyfwng yn codi neu bod y benthyciwr heb gydymffurfio â’n polisi ar fenthyciadau a’r manylion a nodwyd yn y Cytundeb Benthyciadau neu’r Telerau ac Amodau ar gyfer Benthyciadau Ymchwil.

BENTHYCIADAU I MEWN

12.1 Rhaid i fenthyciadau i mewn gydymffurfio â diwydrwydd dyladwy ac â’n safbwynt moesegol.

12.2 Caiff benthyciadau i mewn oddi wrth sefydliadau ac unigolion sy’n rhoi benthyg i’r Amgueddfa eu hindemnio o dan delerau Cynllun Indemniad y Llywodraeth (GIS). Mae hyn yn hanfodol gan ei fod yn sicrhau y gellir talu unrhyw hawliadau a wneir os caiff yr eitemau eu colli neu eu difrodi ac na allem ni dalu’r hawliadau hynny o’n hadnoddau ni’n hunain. Llywodraeth Cymru sy’n darparu’r indemniadau ar hyn o bryd ac maent am gyfnod penodol. Cytunir ar werth gwrthrychau neu sbesimenau unigol y cynigir eu rhoi ar fenthyg gyda’r perchenogion cyn derbyn y benthyciad. Yn achos benthyciadau i mewn nad ydynt yn gymwys ar gyfer GIS, byddwn yn cytuno ar drefniadau yswirio gyda’r sawl sy’n eu rhoi ar fenthyg cyn dechrau’r benthyciad. Caiff indemniadau ar eitemau gwerth £1,000,000 neu fwy sydd eisoes gennym ar fenthyciad hirdymor eu hadnewyddu yn flynyddol, fel y gellir adolygu eu gwerth. Bydd benthyciadau sy’n werth llai yn cael eu hail-indemnio bob tair blynedd.

12.3 Byddwn yn archwilio’r eitemau yn rheolaidd ac yn paratoi adroddiadau ar gais y corff sy’n eu rhoi ar fenthyg. Os bydd gwrthrych neu sbesimen sydd gennym ar fenthyg yn cael ei golli, ei ddifrodi neu ei beryglu, neu os bydd amgylchiadau’r benthyciad yn newid mewn rhyw ffordd, byddwn yn rhoi gwybod ar unwaith i’r sawl a’i roddodd i ni ar fenthyg. Ni fyddwn yn gwneud gwaith cadwraeth nac yn ymyrryd mewn unrhyw ffordd ag eitem heb gael cytundeb ysgrifenedig ymlaen llaw gan y sawl sy’n rhoi benthyg i wneud yr union waith y bwriedir ei wneud a sut y caiff ei ddogfennu.

12.4 Byddwn yn sicrhau ein bod yn cadw gwybodaeth gyfredol am y gwrthrychau neu’r sbesimenau sydd gennym ar fenthyg; mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am eu lleoliad, y trefniadau diogelwch a’u cyflwr, yn cynnwys y man lle cânt eu cadw neu eu harddangos, ymhlith pethau eraill. Pan fydd eitemau’n cyrraedd ac yn gadael yr amgueddfa, bydd aelod o’r staff sydd â chymwysterau priodol yn paratoi adroddiad ar eu cyflwr. Yn ogystal, byddwn yn paratoi Adroddiad Cyfleusterau am eitemau a dderbynnir ar gyfer arddangosfeydd neu i’w dangos fel arall.

12.5 Fel rheol, byddwn yn talu’r holl gostau rhesymol sy’n gysylltiedig â’r benthyciad ond mae’n rhaid cytuno ar gostau cludo yn ôl i leoliad y tu allan i’r DU cyn derbyn y benthyciad.

12.6 O dan amgylchiadau eithriadol, gall deunyddiau sydd ar fenthyg fod yn fygythiad i ddeunyddiau eraill. Os felly, gwneir pob ymdrech i anfon yr eitemau yn ôl cyn gynted ag y bo modd. Os na ellir cysylltu â’r sawl a roddodd eitem ar fenthyg neu os yw wedi marw, gall ysgutorion y stad neu eu cynrychiolydd cyfreithiol, yr Ymddiriedolwyr benderfynu y dylid gwaredu’r eitem, ar ôl cael cyngor cyfreithiol gan gyfreithwyr yr Amgueddfa. Os digwydd hyn, byddwn yn dilyn y trefniadau safonol ar gyfer gwaredu eitemau a nodir yn y Polisi ar Gaffael a Gwaredu’r Casgliadau, gan geisio cyngor gan gyfreithwyr yr Amgueddfa fel sy’n briodol.