Rydych chi yn:  >   >   > 
English

Polisïau Rheolaeth Casgliadau - Polisi ar Dogfennu'r Casgliadau

Adolygwyd 2005
Adolygiad Nesaf Gorffennaf 2010

1. CYFLWYNIAD

Mae dogfennu yn sail i holl waith yr amgueddfa. Mae cofnodi manylion casgliadau yn hanfodol er mwyn bod yn atebol am y casgliadau, caniatáu mynediad iddynt, eu rheoli, ymchwilio iddynt, eu hastudio a’u defnyddio.

Ein polisi wrth ddogfennu’r casgliadau yw sicrhau bod y wybodaeth sydd gennym am y casgliadau’n gywir, yn ddiogel, yn ddibynadwy ac yn hygyrch.

2. NODAU AC AMCANION

2.1 Nod y Polisi hwn yw sicrhau ein bod yn cyflawni ein cyfrifoldebau o ran gwarchod, stiwardiaeth a mynediad. Drwy weithredu’r polisi hwn ein hamcanion yw:

Mae nifer o’n cofnodion presennol ar bapur. Er mwyn gwella mynediad ac atebolrwydd, byddwn yn gosod pob cofnod newydd ar gronfa ddata gyfrifiadurol. Dros gyfnod o amser, a chan ddilyn rhaglen bwrpasol, byddwn yn trosglwyddo’r cofnodion hynaf sydd ar bapur i ffurf gyfrifiadurol, gan sicrhau bod copïau’n cael eu cadw mewn lle diogel arall.

2.2 Rydym yn defnyddio ein synnwyr cyffredin o ran i ba lefel yr ydym yn cofnodi deunyddiau. Ar gyfer y mwyafrif o’r casgliadau, yn arbennig y rhai sydd â gwerth ariannol neu wyddonol uchel, y ddelfryd yw y bydd ein staff curadurol yn dogfennu ar lefel eitemau unigol. Serch hynny, ar gyfer rhai casgliadau, fel swmp o ddeunyddiau o gloddfa archaeolegol neu gasgliadau mawr o waith maes y gwyddorau naturiol, nid yw’n bosibl nac yn ymarferol dogfennu deunydd mewn cymaint o fanylder, a byddwn yn dogfennu eitemau ar lefel grŵp. Rydym yn anelu felly at gael cofnod ‘stocrestr’ sylfaenol ar gyfer pob eitem a grŵp a glustnodir o fewn y casgliad, tra bod rhai eitemau’n cael eu dogfennu ar lefel ‘catalogio’ manylach. Ceir diffiniad o’r rhain isod.

3. DIFFINIADAU

Byddwn yn dogfennu ein casgliadau naill ai ar lefel Stocrestr neu Gatalog, fel a ddisgrifir isod:

4. ATEBOLRWYDD

4.1 Diffiniad o atebolrwydd

Mae’r Comisiwn yr Amgueddfeydd ac Orielau wedi diffinio hanfod atebolrwydd fel a ganlyn:

i alluogi amgueddfeydd i gyflawni eu cyfrifoldebau hanfodol mewn perthynas â chasgliadau a’r wybodaeth sy’n gysylltiedig â nhw. Yr egwyddor yw y dylai amgueddfa wybod beth yn union y mae’n gyfrifol yn gyfreithiol amdano ar unrhyw adeg (mae hyn yn cynnwys benthyciadau yn ogystal â chasgliadau parhaol), a ble mae pob eitem.’ (CAO 1993)

4.2 Rheoli mynediad i wybodaeth sensitif

Caiff pob cais am wybodaeth ei ystyried o ran cydymffurfedd â Deddf Rhyddid Gwybodaeth (2000) a Deddf Gwarchod Data (1998) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (2004). Byddwn yn adolygu ceisiadau am wybodaeth gyfrinachol fel gwybodaeth am roddwyr, gwybodaeth amgylcheddol, manylion gwerthuso a safle yn unigol, ac yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol neu unrhyw gytundebau cyfreithiol neu amodau sy’n berthnasol i’r rhodd.

4.3 Amddiffyn rhag colli gwybodaeth am y casgliadau na ellir ei hadfer

Mae gennym fesurau i sicrhau diogelwch a chadwraeth tymor hir pob dogfen gofnodi, ar bapur neu ar gyfrifiadur. Byddwn yn diweddaru pob cofnod â llaw neu ar gyfrifiadur fel y bo’n briodol. Caiff copïau wrth gefn eu creu bob nos er mwyn gwarchod data digidol. Lle bo gwybodaeth am y casgliadau’n hollol gyfrifiadurol ac yn cael ei reoli’n ganolog, byddwn yn creu copïau wrth gefn o bob ffeil allweddol, ac yn eu cadw yn ddiogel oddi ar y safle lle bo hynny’n briodol.