Rydych chi yn:  >   >   > 
English

Polisïau Rheolaeth Casgliadau - Polisi ar Wirio'r Casgliadau'n Gorfrorol

Adolygwyd Hydref 2010
Adolygiad Nesaf Hydref 2015

1. CYFLWYNIAD

Rhaid i Amgueddfeydd fod yn atebol am y casgliadau sydd yn eu gofal. Dyma safbwynt yr Amgueddfa Cymru lle cedwir gwrthrychau mewn ymddiriedolaeth ar gyfer pobl Cymru ac eraill, er mwyn i genedlaethau’r presennol a’r dyfodol eu mwynhau a dysgu ganddynt. Mae’r Amgueddfa’n cydymffurfio ag egwyddor sylfaenol Cyngor yr Amgueddfeydd, Llyfrgelloedd ac Archifdai, sef y dylai amgueddfa wybod beth yn union y mae’n gyfrifol yn gyfreithiol amdano ar unrhyw adeg (mae hyn yn cynnwys benthyciadau yn ogystal â chasgliadau parhaol), a ble mae pob eitem.

2. NODAU AC AMCANION

Er mwyn cyflawni’r lefel hon o atebolrwydd, rydym yn cydnabod ei bod yn hanfodol cynnal rhaglen archwilio ar ein casgliadau. Mae’r datganiad polisi hwn yn ceisio egluro'r dull a ddefnyddir i gyflawni hyn, ac yn rhan o’n hamcan i sicrhau gofal a diogelwch ein casgliadau.

3. DIFFINIADAU

Ystyr archwilio yw’r broses pan fo’r Amgueddfa’n sefydlu, ar bwynt penodol mewn amser, presenoldeb a lleoliad gwrthrych/sbesimen penodol sydd yn ei ofal. Caiff canlyniad y broses archwilio ei gofnodi mewn cronfa ddata gyfrifiadurol lle bo cofnodion cyfrifiadurol modern yn bodoli, neu â llaw os oes angen.

4. ARCHWILIO

4.1 Byddwn yn bodloni’r angen am archwilio trwy fabwysiadu a chynnal trefniadau archwilio penodol, gan gynnwys sefydlu, lle bo’n briodol:

4.2 Hefyd, caiff unrhyw gamau i archwilio gwrthrychau/sbesimenau sy’n digwydd yn ystod y trefniadau isod eu cofnodi ar un o’n systemau rheoli casgliadau cyfrifiadurol os oes modd, neu â llaw os oes angen pan fo:

4.3 Caiff gweithrediad y dulliau uchod ei dargedu yn ôl maint a ‘gwerth’ y casgliadau penodol, yn ariannol ac yn academaidd. Bydd y dulliau a ddefnyddir yn ceisio rhoi’r gwerth gorau am yr ymdrech. Bydd y Cyfarwyddwr Casgliadau ac Ymchwil yn pennu targedau archwilio materol bob blwyddyn.

5. COFNODI

5.1 Caiff y cyfrifoldebau dros gydlynu'r ymarferion archwilio o fewn adrannau, y trefniadau i’w dilyn, a’r ffordd y caiff yr archwiliadau eu cofnodi, eu cyflwyno mewn canllawiau ar y trefniadau.

5.2 Bydd adrannau’n llunio adroddiadau chwarterol ar gynnydd eu harchwiliadau ar gyfer y Cyfarwyddwr Casgliadau ac Ymchwil. Caiff y broses ei goruchwylio gan y Pennaeth Gwybodaeth a bydd Archwilydd Mewnol yr Amgueddfa’n ei harchwilio. Bydd y Cyfarwyddwr Casgliadau ac Ymchwil yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor Adolygu Perfformiad am unrhyw eithriadau o bwys, a bydd yr Archwilydd Mewnol yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor Archwilio am unrhyw faterion gweithdrefnol a glustnodir.